Kulig, wyciąg i kiełbaska: jak rozliczyć wycieczkę, na którą jadą dzieci i rodzice

Kulig dla całych rodzin

Koniom buchała para z nozdrzy, sanie dzwoniły dzwoneczkami, a w środku siedziała gromada dzieciaków z czerwonymi policzkami i błyszczącymi oczami. Najpierw był wyciąg w górę, który dla niejednego malucha był przeżyciem samym w sobie, potem zjazd i kulig, na który wszyscy czekali, a na koniec kiełbaska z ogniska. Trudno o lepszy zimowy dzień.

Ten wyjazd wymyśliła nasza wychowawczyni (pozdrawiam serdecznie Panią Anię). Zamiast klasycznej wycieczki tylko dla klasy zaproponowała otwarty wypad, na który można było zabrać rodziców i rodzeństwo, czego wcześniej nie robiliśmy. Pomysł chwycił: dzieci przyprowadziły młodsze i starsze rodzeństwo z innych klas, część rodziców pojechała razem z nimi, a atmosfera była cudowna. Jedzenie i picie każdy ogarniał we własnym zakresie, więc chociaż tym nikt nie musiał się przejmować.

Inicjatywa była genialna. Potem usiadłem do rozliczenia i zrozumiałem, w co się wpakowałem.

Idea genialna, rozliczenie koszmarne

Z perspektywy skarbnika klasowego to była jedna z najtrudniejszych zbiórek, jakie prowadziłem. Pieniądze nie były duże, za to nic w tej zbiórce nie było jednakowe.

Złożyło się na to kilka rzeczy naraz:

• Dwie osobne opłaty. Poza kuligiem trzeba było zapłacić za wyciąg, więc za każdą osobę szły dwie różne pozycje.
• Inne ceny dla dzieci i dorosłych. Dziecko płaciło za wyciąg mniej, dorosły więcej, czyli ta sama atrakcja miała dwie stawki zależnie od tego, kto jedzie.
• Nie wszyscy jechali na wszystko. Na kulig wsiadły praktycznie wszystkie dzieci, ale część rodziców go odpuściła. Trzeba było wiedzieć, kto właściwie za co płaci.
• Zmienna liczba osób w rodzinie. Z jednym dzieckiem jechał jeden rodzic, z innym dwoje, do tego rodzeństwo. Każda rodzina była osobnym równaniem.

Spróbuj policzyć to w zeszycie. Rodzina Kowalskich: dwoje dzieci na wyciąg i kulig, mama na wyciąg, ale bez kuligu. Rodzina Nowaków: jedno dziecko na wszystko, tata na wszystko, młodsza siostra tylko na wyciąg. I tak trzydzieści razy, każda pozycja w innej cenie. W takim momencie arkusz w telefonie zamienia się w plątaninę kolumn, a Ty o 22:00 zastanawiasz się, czy na pewno nikogo nie pominąłeś.

Jak zbiórka wariantowa to ogarnęła

Na szczęście nie rozliczałem tego w zeszycie. Prowadzę klasę w Skarbnik Online, a tam da się założyć zbiórkę wariantową, czyli taką, w której nie ma jednej ceny dla wszystkich. Po kolei rozwiązała każdy z powyższych kłopotów.

Osobne ceny dla dorosłych i dzieci

Zamiast jednej stawki ustawiłem dwie ceny biletów: dla dziecka i dla dorosłego. Aplikacja sama liczyła kwotę dla każdej rodziny zależnie od tego, kto i na co jechał, więc nie mnożyłem niczego w pamięci i nie pilnowałem, czy nie pomyliłem stawek.

Liczba uczestników z każdej rodziny

Przy każdej rodzinie zaznaczałem, ile dzieci i ilu dorosłych faktycznie jedzie: jeden rodzic czy dwoje, samo dziecko czy z rodzeństwem. Ta elastyczność uratowała całe rozliczenie, bo choć żadna rodzina nie była taka sama, każda miała poprawnie policzoną kwotę.

Atrakcja, na którą nie wszyscy pojechali

Wyciąg był obowiązkowy, a kulig opcjonalny, więc rozdzieliłem te dwie pozycje i przy każdej osobie było widać, za co płaci. Rodzic, który zrezygnował z kuligu, zapłacił tylko za wyciąg i nie miał poczucia, że dokłada się do czegoś, w czym nie brał udziału.

Notatki, do których można wrócić

Drobiazg, ale dla mnie bardzo ważny. W trakcie zbiórki nie wszystko wiedziałem od razu, bo przy niektórych rodzinach wisiało pytanie w rodzaju "czy babcia też jedzie?", na które nikt jeszcze nie znał odpowiedzi. Zamiast trzymać to w głowie, zapisywałem notatkę przy danej osobie i wracałem do niej, gdy sytuacja się wyjaśniła. Nic mi nie umknęło, a to ma znaczenie, bo pamięć skarbnika o 22:00 bywa zawodna.

W zeszycie zajęłoby mi to cały wieczór i skończyło się niepewnością, czy wszystko się zgadza. Tutaj kwoty liczyły się na bieżąco i zawsze się spinały.

Dlaczego to ważne nie tylko przy kuligu

Łatwo uznać kulig za wyjątek. Im dłużej prowadzę klasę, tym wyraźniej widzę, że takie nietypowe zbiórki to codzienność.

Na wycieczkę jedzie część rodziców, bilety są w dwóch cenach, na warsztaty zapisuje się połowa klasy, do prezentu dokładają się tylko chętni, a młodsze dziecko ma gdzieś wstęp gratis. Za każdym razem wraca ten sam kłopot: jedna cena dla wszystkich nie pasuje do życia.

Dlatego zależało mi, żeby aplikacja radziła sobie z takimi sytuacjami, i po kuligu wiem, że sobie radzi. Jeśli czeka Cię coś podobnego, nie musisz wymyślać własnego systemu kolumn w arkuszu. Więcej o samym rozliczaniu zbiórek znajdziesz w naszym kompletnym przewodniku dla skarbnika klasowego.

Daj znać, czego Ci brakuje

Skarbnik Online powstał z mojego własnego doświadczenia skarbnika i wciąż rozwijam go pod realne sytuacje, takie jak ten kulig. Zbiórki wariantowe, notatki i różne ceny są w aplikacji, bo życie klasy ich wymaga.

Jeśli korzystasz z aplikacji i czegoś Ci brakuje, napisz. Takich nietypowych przypadków będzie jeszcze dużo i będę je dorabiał, bo po to ta aplikacja istnieje. Najlepsze pomysły na nowe funkcje przychodzą z prawdziwych zbiórek, które prowadzicie w swoich klasach, a nie z mojej głowy.

Jeśli jeszcze nie prowadzisz klasy w Skarbnik Online, a czeka Cię podobnie zakręcona zbiórka, załóż darmowe konto i sprawdź zbiórkę wariantową na własnym przykładzie. Potem napisz, jak poszło.

Najczęstsze pytania o rozliczanie nietypowych zbiórek

Jak rozliczyć wycieczkę, na którą jadą i dzieci, i rodzice?

Najprościej zbiórką wariantową: ustawiasz osobne ceny dla dziecka i dorosłego, a przy każdej rodzinie zaznaczasz, ile dzieci i ilu dorosłych faktycznie jedzie. Kwoty policzy aplikacja, więc nie mnożysz stawek w pamięci.

Co zrobić, gdy część atrakcji jest opcjonalna?

Rozdziel pozycje obowiązkowe od dodatkowych. Jeśli wyciąg jest dla wszystkich, a kulig tylko dla chętnych, każda osoba powinna widzieć, za co dokładnie płaci. Wtedy nikt nie dopłaca do atrakcji, z której nie korzystał.

Jak ogarnąć różną liczbę osób z jednej rodziny?

Narzędzie musi pozwalać zaznaczyć liczbę dzieci i dorosłych osobno przy każdej rodzinie, bo z jednym dzieckiem jedzie jeden rodzic, z innym dwoje, a do tego rodzeństwo. Sztywna lista "jedna osoba, jedna kwota" tu nie zadziała.

Czy muszę policzyć wszystko od razu?

Nie. Przy osobie, której sytuacja jeszcze się nie wyjaśniła, dodajesz notatkę i wracasz do niej później. Nie musisz pamiętać wszystkiego naraz i nikogo nie pominiesz w rozliczeniu.